گزارش سهامداران؛ آماده برای چاپ و ارائه
گاهی اطلاعات یک سهامدار یا وضعیت کلی سهامداران را در نرم‌افزار مشاهده می‌کنیم و همان‌جا پاسخ سؤال خود را می‌گیریم.
اما همیشه قرار نیست گزارش فقط روی صفحه نمایش داده شود.
گاهی لازم است یک گزارش را چاپ کنیم، به‌صورت PDF ذخیره کنیم، برای مدیر ارسال کنیم، در جلسه ارائه دهیم یا برای بایگانی نگه داریم.
در چنین شرایطی، ظاهر و ساختار گزارش هم به اندازه اطلاعات داخل آن اهمیت پیدا می‌کند.
یک گزارش خوب باید علاوه بر دقیق بودن، مرتب، خوانا و آماده ارائه باشد.
چرا گزارش چاپی هنوز اهمیت دارد؟
با وجود اینکه بخش زیادی از اطلاعات امروزه به‌صورت دیجیتال نگهداری می‌شود، در بسیاری از فرآیندهای اداری و مدیریتی هنوز به نسخه چاپی یا فایل PDF نیاز است.
برای مثال ممکن است مسئول سهام بخواهد گزارش وضعیت سهامداران را برای مدیر آماده کند.
یا واحد مالی گزارشی از دریافت‌ها و پرداخت‌های سهامداران تهیه کند.
یا گزارشی از وضعیت یک سهامدار برای بررسی و بایگانی لازم باشد.
در این مواقع، داشتن اطلاعات در نرم‌افزار کافی نیست؛ باید بتوان همان اطلاعات را به شکلی مناسب برای ارائه تبدیل کرد.
یک گزارش خوب فقط جدول اطلاعات نیست
فرض کنید فهرستی از چند صد سهامدار دارید.
اگر این اطلاعات بدون عنوان مشخص، بدون شماره صفحه، بدون ساختار مناسب و با چیدمان نامرتب چاپ شود، استفاده از آن دشوار خواهد بود.
گزارش مناسب باید مشخص کند:
این گزارش مربوط به چیست؟
اطلاعات مربوط به چه دوره‌ای است؟
چه افرادی در گزارش قرار دارند؟
ستون‌های اطلاعاتی چه مفهومی دارند؟
جمع اعداد در صورت وجود، چقدر است؟
گزارش چند صفحه دارد؟
وقتی این موارد در کنار هم قرار بگیرند، گزارش از یک جدول ساده به یک سند قابل استفاده و قابل ارائه تبدیل می‌شود.
گزارش سهامداران چه اطلاعاتی می‌تواند داشته باشد؟
بسته به نوع گزارش، اطلاعات مختلفی می‌تواند در آن نمایش داده شود.
برای مثال، یک گزارش فهرست سهامداران می‌تواند شامل مواردی مانند:
نام و مشخصات سهامدار
تعداد سهام
وضعیت سهام
اطلاعات مالی مرتبط
مانده
تاریخ یا دوره گزارش
باشد.
اما همیشه قرار نیست همه اطلاعات در یک گزارش قرار بگیرند.
یک گزارش خوب باید متناسب با هدف تهیه شود.
اگر هدف، ارائه فهرست سهامداران است، اطلاعات مورد نیاز همان گزارش باید در آن دیده شود.
اگر هدف، بررسی وضعیت مالی است، اطلاعات مالی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
اگر هدف، بررسی وضعیت یک فرد خاص است، گزارش باید روی اطلاعات همان سهامدار متمرکز باشد.
از صفحه نمایش تا PDF
یکی از کاربردهای مهم گزارش‌ها، تبدیل آنها به PDF است.
PDF این امکان را فراهم می‌کند که گزارش، بدون نیاز به ورود به نرم‌افزار، در اختیار فرد دیگری قرار بگیرد.
برای مثال:
تهیه گزارش → ذخیره به‌صورت PDF → ارسال برای مدیر → بررسی و ارائه
در این حالت، گزارش باید قبل از خروجی گرفتن نیز ساختار مناسبی داشته باشد.
عنوان، جدول‌ها، اعداد، تاریخ و شماره صفحات باید به شکلی قرار گرفته باشند که فایل نهایی همچنان خوانا و حرفه‌ای باشد.
چاپ گزارش چه تفاوتی با مشاهده اطلاعات دارد؟
وقتی اطلاعات روی صفحه نمایش داده می‌شوند، معمولاً امکان جست‌وجو، فیلتر و حرکت بین صفحات وجود دارد.
اما وقتی گزارش چاپ می‌شود، دیگر چنین امکاناتی به شکل معمول در دسترس نیست.
بنابراین گزارش چاپی باید از ابتدا برای خواندن روی کاغذ طراحی شده باشد.
اندازه مناسب جدول، فاصله بین ستون‌ها، عنوان گزارش، شماره صفحات و نحوه نمایش اعداد، همگی روی خوانایی گزارش تأثیر دارند.
یک گزارش ممکن است روی صفحه نمایش مناسب به نظر برسد، اما هنگام چاپ، ستون‌های آن از صفحه خارج شوند یا خواندن اطلاعات دشوار شود.
به همین دلیل، «قابل چاپ بودن» یک گزارش، با «امکان چاپ کردن آن» تفاوت دارد.
گزارش برای ارائه به مدیر
در بسیاری از مواقع، مدیر نمی‌خواهد وارد نرم‌افزار شود و اطلاعات را خودش استخراج کند.
ممکن است فقط یک گزارش مشخص را بخواهد.
برای مثال:
«فهرست سهامداران فعلی را برای جلسه آماده کنید.»
یا:
«گزارش وضعیت سهام این دوره را برای بررسی بیاورید.»
در این شرایط، مسئول مربوطه باید بتواند گزارش را تهیه و مستقیماً ارائه کند.
گزارشی که عنوان مشخص، اطلاعات مرتب و ظاهر مناسب داشته باشد، بررسی آن نیز ساده‌تر خواهد بود.
گزارش برای بایگانی
گزارش‌ها فقط برای استفاده همان لحظه تهیه نمی‌شوند.
بعضی گزارش‌ها ممکن است لازم باشد برای مراجعات بعدی نگهداری شوند.
در این حالت، بهتر است گزارش مشخص باشد که:
چه گزارشی است؟
مربوط به چه تاریخی است؟
مربوط به چه دوره‌ای است؟
چه اطلاعاتی را شامل می‌شود؟
وقتی فایل‌های PDF یا نسخه‌های چاپی به‌صورت منظم بایگانی شوند، مراجعه دوباره به آنها نیز آسان‌تر خواهد بود.
گزارش باید از اطلاعات خام فاصله بگیرد
یکی از تفاوت‌های مهم میان اطلاعات خام و گزارش، نحوه ارائه اطلاعات است.
اطلاعات خام ممکن است شامل تعداد زیادی ردیف و عدد باشند.
اما گزارش، همین اطلاعات را در قالبی مرتب و قابل فهم قرار می‌دهد.
برای مثال، به‌جای اینکه مدیر با صدها ردیف اطلاعات مواجه شود، می‌تواند یک گزارش مشخص دریافت کند که اطلاعات مورد نیاز او را به شکل منظم نمایش می‌دهد.
این همان مسیری است که در مقاله قبلی درباره گزارش‌گیری از اطلاعات سهامداران به آن پرداختیم: اطلاعات زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کنند که بتوان از آنها گزارش‌های قابل استفاده تهیه کرد.
یک گزارش حرفه‌ای چه ویژگی‌هایی دارد؟
برای یک گزارش سهامداران، چند ویژگی ساده اما مهم وجود دارد:
۱. عنوان مشخص
از روی عنوان باید مشخص باشد گزارش درباره چیست.
۲. اطلاعات خوانا
اعداد و نوشته‌ها باید در چاپ و PDF به‌راحتی قابل خواندن باشند.
۳. ساختار منظم
اطلاعات باید در ستون‌ها و بخش‌های مشخص قرار گرفته باشند.
۴. نمایش مناسب اعداد
مبالغ، تعداد سهام و سایر اعداد باید با قالبی یکسان و قابل فهم نمایش داده شوند.
۵. تاریخ و دوره گزارش
در صورت نیاز، باید مشخص باشد اطلاعات مربوط به چه زمان یا دوره‌ای هستند.
۶. شماره صفحات
در گزارش‌های چندصفحه‌ای، شماره صفحه به استفاده و بایگانی گزارش کمک می‌کند.
۷. امکان چاپ و PDF
گزارش باید بتواند بدون به‌هم‌ریختگی، هم روی کاغذ و هم به‌صورت فایل دیجیتال ارائه شود.
یک گزارش، چند کاربرد
یک گزارش سهامداران می‌تواند هم‌زمان چند کاربرد داشته باشد.
ممکن است ابتدا برای بررسی داخلی تهیه شود، سپس به مدیر ارائه شود و در نهایت به‌عنوان یک فایل PDF بایگانی شود.
بنابراین بهتر است گزارش از ابتدا به شکلی طراحی شود که برای هر سه کاربرد مناسب باشد:
بررسی → ارائه → بایگانی
این موضوع مخصوصاً زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که تعداد سهامداران و حجم اطلاعات افزایش پیدا کرده باشد.
گزارش‌های «وحدت» برای استفاده واقعی طراحی شده‌اند
در «وحدت»، هدف از گزارش‌گیری فقط نمایش اطلاعات روی صفحه نیست.
اطلاعات سهامداران، سهام و سوابق مالی در ساختاری یکپارچه قرار می‌گیرند تا بتوان از آنها گزارش‌های مختلف تهیه کرد.
گزارش می‌تواند برای بررسی روی صفحه استفاده شود و در صورت نیاز، به شکل مناسب برای چاپ، ارائه یا ذخیره به‌صورت PDF آماده شود.
به این ترتیب، اطلاعاتی که در طول فعالیت تعاونی ثبت شده‌اند، می‌توانند در قالب گزارش‌های مرتب و قابل استفاده در اختیار مدیر، واحد مالی یا مسئول سهام قرار بگیرند.
جمع‌بندی
یک گزارش خوب فقط گزارشی نیست که اطلاعات درست داشته باشد.
گزارش باید بتواند اطلاعات درست را به شکل درست ارائه کند.
وقتی گزارش قرار است چاپ شود یا به‌صورت PDF در اختیار فرد دیگری قرار بگیرد، خوانایی، نظم و ساختار آن اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
در مدیریت سهامداران، گزارش می‌تواند برای بررسی، ارائه، جلسه، پیگیری و بایگانی مورد استفاده قرار گیرد.
بنابراین بهتر است گزارش‌ها از ابتدا با این نگاه تهیه شوند:
اطلاعات دقیق + ساختار منظم + ظاهر خوانا = گزارش آماده برای استفاده
وحدت؛ نرم‌افزار مدیریت سهامداران شرکت‌های تعاونی