مدیر شرکت گزارش سهامداران را می‌خواهد؛ تهیه گزارش چند مرحله دارد؟
ساعت ۹ صبح است. مدیر شرکت تعاونی وارد واحد سهام می‌شود و می‌گوید:
«لطفاً گزارش سهامداران را برای من آماده کنید.»
در نگاه اول، درخواست ساده‌ای است. کافی است اطلاعات سهامداران را جمع‌آوری کنیم و گزارشی تحویل دهیم.
اما مسئول سهامداران می‌داند که پیش از آماده شدن گزارش، چند سؤال باید پاسخ داده شود:
مدیر دقیقاً چه گزارشی می‌خواهد؟
اطلاعات مربوط به همه سهامداران است یا گروه خاصی از آن‌ها؟
گزارش باید شامل چه مواردی باشد؟
اطلاعات از کدام منابع باید استخراج شود؟
آیا اعداد و اطلاعات با سوابق ثبت‌شده مطابقت دارند؟
گزارش باید برای مشاهده باشد یا برای چاپ و ارائه در جلسه؟
پاسخ به این سؤال‌ها مشخص می‌کند که تهیه گزارش چقدر زمان می‌برد و چه مراحلی لازم دارد.
در این مقاله، درخواست مدیر را از ابتدا تا تحویل گزارش دنبال می‌کنیم و می‌بینیم تهیه یک گزارش سهامداران معمولاً از چه ۷ مرحله‌ای تشکیل می‌شود.
مرحله اول: مشخص کردن هدف گزارش
اولین قدم، باز کردن نرم‌افزار یا جست‌وجو در فایل‌ها نیست؛ بلکه باید بدانیم مدیر برای چه کاری گزارش می‌خواهد.
برای مثال، ممکن است درخواست او یکی از این موارد باشد:
فهرست مشخصات سهامداران
گزارش تعداد سهام هر فرد
گزارش وضعیت سهام و تغییرات آن
گزارش اطلاعات مالی سهامداران
گزارش سود سهامداران
گزارش کلی از وضعیت سهامداران شرکت
هرکدام از این گزارش‌ها اطلاعات متفاوتی نیاز دارند.
فرض کنیم مدیر می‌خواهد برای جلسه هیئت‌مدیره، تصویری کلی از وضعیت سهامداران داشته باشد. در این حالت، ارائه هزاران ردیف اطلاعات جزئی احتمالاً بهترین پاسخ نیست. ممکن است یک گزارش خلاصه همراه با چند عدد کلیدی و امکان مراجعه به جزئیات، کاربرد بیشتری داشته باشد.
پس اولین مرحله، تبدیل درخواست کلی مدیر به یک گزارش مشخص و هدفمند است.
مرحله دوم: تعیین محدوده اطلاعات
بعد از مشخص شدن هدف، باید محدوده گزارش را تعیین کنیم.
آیا گزارش شامل تمام سهامداران شرکت است یا فقط اعضای یک گروه خاص؟ آیا وضعیت فعلی سهامداران مدنظر است یا سوابق یک دوره مشخص هم باید بررسی شود؟ آیا اطلاعات مالی لازم است یا فقط اطلاعات مربوط به سهام؟
برای مثال، مدیر ممکن است گزارش سهامداران را تا پایان یک ماه مشخص بخواهد. در این صورت، تاریخ و محدوده زمانی گزارش اهمیت پیدا می‌کند.
اگر محدوده گزارش از ابتدا روشن نباشد، ممکن است اطلاعات غیرضروری جمع‌آوری شود یا بخشی از داده‌های موردنیاز از قلم بیفتد.
مشخص کردن محدوده، هم از کار اضافی جلوگیری می‌کند و هم کمک می‌کند گزارش نهایی دقیقاً به درخواست مدیر پاسخ دهد.
مرحله سوم: پیدا کردن و جمع‌آوری اطلاعات
حالا نوبت به تهیه اطلاعات می‌رسد.
در یک گزارش معمولی سهامداران، ممکن است اطلاعاتی مانند موارد زیر لازم باشد:
نام و مشخصات سهامدار
تعداد سهام
وضعیت فعلی سهام
سوابق تغییرات سهام، در صورت نیاز
اطلاعات مالی یا سود، متناسب با موضوع گزارش
اگر این اطلاعات در فایل‌های مختلف، دفترهای ثبت، اسناد مالی یا نرم‌افزارهای جداگانه نگهداری شوند، مسئول سهامداران باید آن‌ها را پیدا کند و در صورت نیاز کنار هم قرار دهد.
در چنین شرایطی، ممکن است بخش قابل‌توجهی از زمان صرف پیدا کردن اطلاعات شود؛ نه تهیه خود گزارش.
اما اگر اطلاعات سهامداران در یک ساختار یکپارچه ثبت شده باشند، دسترسی به داده‌های مرتبط و آماده‌سازی گزارش می‌تواند ساده‌تر انجام شود.
البته یکپارچگی به این معنا نیست که هر اطلاعاتی بدون بررسی آماده استفاده است. کیفیت گزارش همچنان به کامل و صحیح بودن داده‌های ثبت‌شده وابسته است.
مرحله چهارم: بررسی صحت و کامل بودن اطلاعات
این مرحله یکی از مهم‌ترین بخش‌های تهیه گزارش است.
فرض کنید فهرست سهامداران آماده شده، اما تعداد سهام بعضی افراد با سوابق تغییرات آن‌ها مطابقت ندارد. یا در گزارش مالی، اطلاعات یک دوره ناقص است.
اگر گزارش بدون بررسی تحویل مدیر شود، ممکن است تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات نادرست یا ناقص انجام شود.
بنابراین لازم است متناسب با نوع گزارش، مواردی مانند این‌ها بررسی شوند:
آیا اطلاعات همه افراد موردنظر در گزارش وجود دارد؟
آیا تعداد سهام با سوابق ثبت‌شده مطابقت دارد؟
آیا اطلاعات تکراری یا ناقص وجود دارد؟
آیا جمع اعداد و مبالغ درست است؟
آیا محدوده زمانی گزارش رعایت شده است؟
آیا اطلاعات مالی با سوابق مربوط تطبیق داده شده است؟
برای مثال، اگر گزارش مربوط به سود سهامداران باشد، فقط نمایش مبلغ سود کافی نیست؛ باید اطلاعات گزارش با مبنای محاسبه و سوابق مربوط نیز سازگار باشد.
گزارش خوب فقط گزارشی نیست که سریع آماده شود؛ اطلاعات آن باید قابل بررسی و اتکا باشد.
مرحله پنجم: مرتب کردن و تنظیم گزارش
بعد از بررسی اطلاعات، باید آن‌ها را به شکلی تنظیم کنیم که برای مخاطب قابل استفاده باشند.
گزارشی که تمام اطلاعات را بدون نظم مشخص در اختیار مدیر قرار می‌دهد، ممکن است از نظر فنی کامل باشد، اما استفاده از آن دشوار شود.
برای بهبود گزارش، باید به چند نکته توجه کرد:
عنوان گزارش به‌روشنی مشخص باشد.
تاریخ یا دوره گزارش معلوم باشد.
ستون‌ها و اطلاعات به ترتیب منطقی قرار بگیرند.
اعداد و مبالغ خوانا باشند.
جمع‌بندی‌ها در جای مناسب نمایش داده شوند.
جزئیات اضافی، در صورت غیرضروری بودن، از نمای اصلی گزارش حذف شوند.
برای مثال، در یک گزارش مدیریتی ممکن است ابتدا تعداد سهامداران و وضعیت کلی سهام نمایش داده شود و سپس فهرست جزئیات در ادامه قرار بگیرد.
اما در گزارش مخصوص واحد سهام، شاید دسترسی به اطلاعات هر فرد و سوابق او اهمیت بیشتری داشته باشد.
به همین دلیل، ساختار گزارش باید با هدف تهیه آن و نیاز مخاطب هماهنگ باشد.
مرحله ششم: آماده‌سازی نسخه نهایی برای ارائه
اکنون اطلاعات بررسی و مرتب شده‌اند. آیا گزارش آماده تحویل است؟
نه همیشه.
مدیر ممکن است بخواهد گزارش را روی صفحه مشاهده کند، در جلسه چاپ کند، به‌صورت PDF نگه دارد یا برای افراد مجاز ارسال کند.
در این مرحله باید قالب نهایی گزارش بررسی شود:
آیا عنوان و تاریخ به‌درستی نمایش داده می‌شوند؟
آیا جدول‌ها خوانا هستند؟
آیا اعداد و جمع‌ها به‌درستی دیده می‌شوند؟
آیا صفحات گزارش ترتیب مناسبی دارند؟
آیا نسخه چاپی یا PDF برای ارائه مناسب است؟
تفاوت مهمی بین گزارشی که صرفاً امکان چاپ دارد و گزارشی که برای چاپ و ارائه تنظیم شده است، وجود دارد.
اگر جدول‌ها نامرتب باشند یا اطلاعات مهم در صفحات مختلف پراکنده شوند، حتی اطلاعات درست هم به‌سختی قابل استفاده خواهند بود.
بنابراین آماده‌سازی قالب نهایی بخشی از فرآیند تهیه گزارش است، نه صرفاً یک کار ظاهری.
مرحله هفتم: کنترل نهایی و تحویل به مدیر
پیش از تحویل، باید گزارش با درخواست اولیه مقایسه شود.
آیا همان اطلاعاتی تهیه شده‌اند که مدیر خواسته بود؟ آیا دوره زمانی صحیح است؟ آیا جمع‌بندی‌ها با جزئیات مطابقت دارند؟ آیا گزارش برای استفاده موردنظر آماده است؟
پس از این کنترل، گزارش می‌تواند از مسیر مورد تأیید شرکت در اختیار مدیر قرار گیرد.
در صورت نیاز، بهتر است نسخه نهایی و اطلاعات مربوط به تهیه آن نیز مطابق رویه‌های شرکت نگهداری شوند تا در مراجعات بعدی امکان پیگیری وجود داشته باشد.
این مرحله پایانی کمک می‌کند گزارش نه‌تنها آماده شده باشد، بلکه بتوان از آن برای بررسی، تصمیم‌گیری یا بایگانی استفاده کرد.
در نهایت، تهیه گزارش سهامداران چند مرحله دارد؟
در سناریویی که بررسی کردیم، تهیه گزارش از ۷ مرحله اصلی تشکیل شد:
| مرحله | فعالیت اصلی |
|---|---|
| ۱ | مشخص کردن هدف گزارش |
| ۲ | تعیین محدوده اطلاعات |
| ۳ | پیدا کردن و جمع‌آوری اطلاعات |
| ۴ | بررسی صحت و کامل بودن اطلاعات |
| ۵ | مرتب کردن و تنظیم گزارش |
| ۶ | آماده‌سازی نسخه نهایی برای ارائه |
| ۷ | کنترل نهایی و تحویل به مدیر |
این مراحل در همه شرکت‌ها دقیقاً به یک شکل اجرا نمی‌شوند. برای یک گزارش ساده، ممکن است چند مرحله در کنار هم انجام شوند؛ اما برای گزارش‌های مالی یا مدیریتی حساس، بررسی‌ها و کنترل‌های بیشتری لازم باشد.
نکته اصلی این است که تهیه گزارش فقط به معنای کنار هم قرار دادن چند ستون اطلاعات نیست. گزارش باید به یک درخواست مشخص پاسخ دهد و اطلاعات آن قابل بررسی باشد.
وقتی اطلاعات یکپارچه باشند، چه چیزی تغییر می‌کند؟
بخش مهمی از زمان تهیه گزارش ممکن است صرف پیدا کردن اطلاعات، تطبیق سوابق و آماده‌سازی مجدد داده‌ها شود.
وقتی اطلاعات سهامداران، وضعیت سهام و سوابق مالی در ساختاری منظم نگهداری شوند، مسئول سهامداران راحت‌تر می‌تواند به اطلاعات مرتبط دسترسی پیدا کند و گزارش موردنیاز را آماده سازد.
در نرم‌افزار مدیریت سهامداران وحدت، اطلاعات مرتبط با سهامداران و سوابق آن‌ها در یک ساختار یکپارچه مدیریت می‌شوند و امکان استفاده از اطلاعات ثبت‌شده برای بررسی و گزارش‌گیری فراهم است.
در نتیجه، به‌جای اینکه هر درخواست مدیر به شروع دوباره جست‌وجو و جمع‌آوری اطلاعات تبدیل شود، می‌توان بخش بیشتری از کار را بر اساس داده‌های موجود انجام داد.
البته یکپارچگی اطلاعات، ضرورت بررسی صحت داده‌ها و کنترل گزارش نهایی را از بین نمی‌برد؛ بلکه می‌تواند مسیر دسترسی، بررسی و استفاده از اطلاعات را منظم‌تر کند.
جمع‌بندی
وقتی مدیر شرکت تعاونی درخواست گزارش سهامداران را مطرح می‌کند، کار با یک جست‌وجوی ساده تمام نمی‌شود. ابتدا باید هدف و محدوده گزارش مشخص شود، اطلاعات مرتبط جمع‌آوری و بررسی شوند، گزارش ساختار مناسبی پیدا کند و در نهایت نسخه نهایی کنترل و تحویل داده شود.
این فرآیند در حالت معمول شامل هفت مرحله اصلی است؛ هرچند پیچیدگی گزارش و ساختار اطلاعات شرکت می‌تواند تعداد فعالیت‌ها و زمان موردنیاز را تغییر دهد.
هرچه اطلاعات منظم‌تر و دسترسی به سوابق ساده‌تر باشد، تهیه گزارش نیز می‌تواند با صرف زمان کمتری انجام شود.
هدف نهایی، فقط تحویل یک فایل به مدیر نیست؛ هدف این است که اطلاعات درست، در قالب مناسب و در زمان موردنیاز در اختیار او قرار بگیرد.